Informatie is complex
Het betreft veelal buitenlandse arbeidskrachten die natuurlijk niet altijd de Nederlandse taal machtig zijn. Ter Schure: ‘Wet- en regelgeving is uiteraard noodzakelijk en goed, maar kan mede daardoor ook behoorlijk lastig zijn. Zelfs voor ons blijft het complexe materie. Er moeten behoorlijk wat documenten worden opgesteld, getekend en bewaard in persoonlijke dossiers. Die mogen dan weer niet door iedereen zomaar ingezien worden in het kader van vertrouwelijkheid en privacy. Kortom, het vereist kennis en deskundigheid om het juiste te kunnen doen voor onze uitzendkrachten. Met de juiste hulpmiddelen.’
Dat laatste begon wat te knellen, constateerde Ter Schure, die als controller overzicht houdt op alle bedrijfsprocessen en bijbehorende informatiestromen. Al met al moet Techvisie zo’n 500 dossiers met allerlei gevoelige informatie beheren. Dat ging voorheen met een hangmapje en daarna met een ‘mooi georganiseerde netwerkschijf’. Ter Schure: ‘Dat werkte in het begin nog wel, maar de toenemende digitalisering vereist ook van ons een overstap naar digitale hulpmiddelen. Wet- en regelgeving dwingt ons ook om anders met dit soort informatie om te gaan.’
Van netwerkschijf…
De netwerkschijf betekende scannen, benoemen en opslaan van documenten. ‘Dat was wel beter dan die hangmappen, maar allengs groeide het bedrijf en de hoeveelheden informatie. Het scannen en indexeren van zo’n 15.000 documenten per jaar kost dan tijd en energie, terwijl al een groot deel van de informatie digitaal beschikbaar is. Communicatie verloopt ook meestal per mail, dus die ‘documenten’ moesten ook in het dossier kunnen worden opgeslagen. Toen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) werd geïntroduceerd, was dat voor ons een aanleiding om de volgende stap te maken.’
… naar M-Files
Na een kleine marktinventarisatie door Techvisie zelf kwam het bedrijf uit bij M-Files, een oplossing die ze zeer aansprak. De toekomstbestendigheid, de visie die erachter zat, het gebruik van bewezen en moderne technologie kwam het dichtst bij de ideeën die Techvisie had over adequaat en betrouwbaar informatiebeheer. PCI bleek vervolgens de juiste partner. Ter Schure: ‘Bij hen was gegarandeerd dat de kennis omtrent de M-Files oplossing waarvoor we kozen geborgd zou zijn voor ons als klant. Zij hebben de mensen en middelen om aan ons die belangrijke continuïteit te bieden. Het gaat hier om een heel specifieke markt met navenant specifieke toepassing van informatiebeheer. Dan is het prettig als je een ICT-partner hebt die jou, je mensen en de markt begrijpt.’
M-Files was volgens Frank ter Schure het eerste pakket waarvan alle gebruikers direct blij werden. ‘Intuïtief begrijpen de mensen hoe het werkt en wat je moet doen. Het komt ook doordat we er vooraf wat tijd in hebben gestoken om mensen te begeleiden bij de implementatie. Er is een strakke koppeling met het CRM-systeem, zodat je vanuit dat CRM-systeem via een knopje direct kunt doorklikken naar het digitale dossier in M-Files.’
Barcodes en M-Files
Zodra een ‘uitzenddocument’ wordt gegenereerd (via Freepack) wordt er een barcode op meegegeven. In zo’n uitzenddocument staan gegevens over wie het betreft, de datum, wat de uitzendtijd is, de opdrachtgever, het type document et cetera. In die gegenereerde barcode komen vervolgens de belangrijkste metadata, zodat een document – bijvoorbeeld na ondertekening of akkoord door een uitzendkracht of opdrachtgever – direct op de goede plaats in het digitale personeelsdossier terecht komt. Bij het scannen (via Image Capture) wordt namelijk ook een XML-bestandje gegenereerd, samen met een pdf. M-Files pakt het XML- en pdf-bestand op en ‘leest’ zo de data die bij het document horen. Die metadata komen vervolgens bij de juiste klant, opdrachtgever of uitzendkracht in het dossier. Je hoeft nooit meer te zoeken naar een document.’ Te meer niet daar ook het verleden is geconverteerd naar M-Files. ‘Weliswaar zonder die barcode, maar we moeten nu eenmaal bepaalde documenten een vastgestelde periode bewaren, zoals financiële documenten die we voor zeven jaar moeten vastleggen’, aldus Ter Schure. ‘Deze dossiers moeten we sowieso tot zeven jaar na uitdiensttreding bewaren en al die tijd moeten we opvragingen door betrokkenen kunnen aanleveren. Dat kost ons nu geen enkele moeite meer.’ Inmiddels is ook het verwerkingsproces van de inkoopfacturen via M-Files ‘opgewaardeerd’. De boeking wordt met Image Capture en M-Files digitaal verwerkt: de boeking gaat naar het financiële systeem en de scan of pdf van de factuur gaat naar M-Files. Dat is nog niet alles. Techvisie is sterk gebaat bij een systeem waarbij gegevens van alle ‘eigendommen’, zoals auto’s van de zaak en gereedschappen overzichtelijk worden ondergebracht. ‘Daar zit veel geld in en onze uitzendkrachten gebruiken die materialen. We willen uiteraard graag dat die materialen terugkomen, dan wel precies weten op welke klus of op welke locatie ze zijn. Ook met betrekking tot onderhoud kunnen we veel voordeel halen uit zo’n beheersysteem. Ook daarvoor kunnen we M-Files inzetten.’
Hogere kwaliteit en betere controle
Voor de mensen van Techvisie zijn de sterk verbeterde vindbaarheid van informatie, de hogere kwaliteit van het resultaat uit de bedrijfsprocessen, de kortere doorlooptijden en meer controle op het geheel de belangrijkste voordelen van het gebruik van M-Files. Ter Schure: ‘Onze core business is niet gegevens invoeren. Eigenlijk zijn wij net als de mensen die we uitzenden: aanpakkers met een gezonde no-nonsense mentaliteit. Altijd bereid de handen uit de mouwen te steken voor het beste resultaat, maar soms hebben we hulp nodig….’
