1,5 meter afstand op het werk

De naleving van de anderhalvemetermaatregelen in bedrijven vraagt om gedragsverandering van medewerkers. Om dit verandertraject vorm te geven kan gebruik worden gemaakt van de ervaringen vanuit de gedragswetenschappen en crowdmanagement. 

Ander gedrag
Mari van Dorst houdt zich als veiligheidsexpert vooral bezig met crowdmanagement en heeft de afgelopen maanden mede door de anderhalvemeterregel de samenleving zien veranderen in één groot crowdmanagement vraagstuk. “Vragen die doorgaans spelen bij evenementen, op stations en in grote winkelgebieden – hoe kunnen mensen zich veilig verzamelen en verplaatsen – zijn ineens ook elders actueel en kunnen we vertalen naar de anderhalvemetersamenleving, met als nieuwe noodzaak de gezondheidsbescherming.”

Normaliter is crowdmanagement bedoeld om te voorkomen dat het op enig moment op enige plek te druk wordt. Maar in de huidige anderhalvemetersamenleving is ‘te druk’ ineens een heel ander begrip: we willen dat zo min mogelijk mensen zich op een vierkante meter bevinden, ook op het werk. Mari van Dorst: “Het lastige is dat we daardoor van medewerkers totaal ander gedrag gaan vragen. En niets is zo ingewikkeld als mensen iets laten doen wat ze niet gewend zijn.”

Context en cultuurDaarom is het belangrijk dat medewerkers het nut van de regels inzien, stelt Elke Weijkamp. “Dan zijn ze eerder geneigd zich eraan te conformeren. Daarnaast is het van belang dat ze de haalbaarheid van de regels kunnen inschatten.”

Behalve dat nut en haalbaarheid een rol spelen bij de naleving van de regels, moet ook worden gekeken naar de omstandigheden waarbinnen mensen werken. Mari van Dorst: “Om je aan de regels te kunnen houden, maakt het nogal uit of iemand in het openbaar vervoer werkt of op een kantoor.” Dit wordt door Elke Weijkamp onderschreven en aangevuld: “Niet alleen de context waarin iemand werkt is belangrijk, maar ook zeker de bedrijfscultuur. Hoe gaan je manager en je collega’s met de regels om? Kan je hen erop aanspreken als zij bijvoorbeeld te dichtbij komen? Die cultuur is erg bepalend of medewerkers de regels zullen naleven en hoe zij onder andere de haalbaarheid van de regels ervaren.”

Mari van Dorst: “Toch weten we dat mensen in de basis bereid zijn om te veranderen, als je maar uitlegt waarom en op welke manier. Kortom, maak duidelijk wat je van je medewerkers verwacht en zorg dat die informatie voldoende attentiewaarde heeft en eenvoudig is.” Daar zit volgens Elke Weijkamp de crux. “Formuleer om te beginnen heel concreet het gewenste gedrag. Hierdoor kunnen de kaders worden bepaald. Het volstaat dus niet om van je medewerkers te vragen ‘Gedraag je veilig’. Dit is niet concreet genoeg. Het zegt niets over wat er dan precies wordt verwacht en het is lastig om aan de hand daarvan te bepalen of iemand zich daadwerkelijk veilig gedraagt. Laat staan om elkaar erop aan te kunnen spreken.”

Bovendien blijven er volgens Elke Weijkamp binnen de gestelde kaders altijd grijze gebieden, waarover je continu met elkaar in gesprek zult moeten blijven om in te kunnen spelen op veranderingen en de hedendaagse praktijk. “Deze slag wordt in veel bedrijven vergeten of er wordt aan voorbijgegaan. Men wil steeds vaker snelle en eenduidige oplossing, maar zo eenvoudig is het helaas niet.”

Capaciteit, gelegenheid en motivatie
We mogen er dan ook niet klakkeloos van uitgaan dat als we medewerkers maar vertellen wat ze moeten doen, ze vervolgens daadwerkelijk zullen doen wat we van ze verwachten. Elke Weijkamp geeft als voorbeeld het delen van wachtwoorden met een onbekende beller. “Na de vele awareness campagnes weet men anno nu toch écht wel dat men dit niet moet doen. En toch blijkt uit praktijkonderzoek in 2019 dat zo’n 70% van de medewerkers zijn wachtwoord deelt. Iets weten betekent lang niet altijd dat we ons ook zo gedragen of ons gedrag aanpassen.”

Een belangrijke constatering, die niet alleen opgaat als het gaat om veiligheid maar ook in geval van de naleving van de anderhalvemeterregels stelt Elke Weijkamp. “Bedrijven zouden daarom meer energie moeten steken in het achterhalen van de redenen waarom medewerkers gedrag vertonen dat niet strookt met het gewenste gedrag. Waarom doen ze iets niet, terwijl ze wellicht wel weten wat er van hen wordt verwacht. Op zulke momenten hebben zij hier ongetwijfeld goede redenen voor. Het is belangrijk te onderzoeken wat die zijn, zodat erop kan worden ingespeeld. Het gewenste gedrag moet immers zo eenvoudig mogelijk worden gemaakt.”

Om gedragsverandering te realiseren, moeten er volgens Elke Weijkamp bovendien drie factoren aanwezig zijn: capaciteit, gelegenheid en motivatie. Allereerst is het van belang dat medewerkers weten wát er van ze wordt verwacht en hoe ze dit dienen uit te voeren, dat is capaciteit. Maar alleen capaciteit volstaat niet, zij moeten ook in staat worden gesteld het gewenste gedrag te laten zien: de gelegenheid moet door de organisatie worden geboden. Ten slotte is het van belang dat medewerkers gemotiveerd zijn om het gewenste gedrag in de praktijk te vertonen. Als een van de drie factoren onvoldoende aanwezig is, is de kans klein dat het gewenste gedrag plaatsvindt.

Informeren en motiveren
Informeren en motiveren worden nadrukkelijk genoemd als belangrijke aandachtspunten als het gaat om gedragsverandering van medewerkers. “Maar motivatie bereik je niet door strikt te handhaven”, legt Mari van Dorst uit. “Er zijn betere manieren, zoals een cultuur waarin mensen elkaar aanspreken op gedrag. Dat heeft mijn voorkeur boven handhaven als een politieagent. En maak als leidinggevende duidelijk waarom iets nodig is en spreek uit wat je van de medewerkers verwacht. De kern van mijn boodschap is daarbij dat informatie voor één uitleg vatbaar moet zijn, anders wordt het lastig voor medewerkers zich aan de regels te houden. Want als die onduidelijk zijn dan kan je van hen niet verwachten dat ze bijvoorbeeld de anderhalve meter afstand houden, hoe gemotiveerd ze ook zijn.”

Testen
De implementatie van de anderhalvemetermaatregelen en de daarmee gepaard gaande gewenste gedragsverandering bij medewerkers is voor bedrijven een ingrijpend proces. “Het is eigenlijk net als met beveiliging”, stelt Elke Weijkamp. “In veel organisaties is men geneigd om dit als een verantwoordelijkheid van de security- of de IT- afdeling te zien, terwijl het een gezamenlijke verantwoordelijkheid betreft. Zoals we nu met zijn allen de verantwoordelijkheid dragen voor onze gezondheid.”

Haar advies is dan ook om de uitvoering en naleving van de anderhalvemetermaatregelen neer te zetten als iets dat je samen doet en wat bijvoorbeeld ook wordt getest. “Net zoals met Red Teaming en Social Engineering-technieken de beveiliging wordt getest. Iedereen is ervan op de hoogte dat deze testen plaats kunnen vinden, niet om als politieagent op te treden maar om te kijken wat de kwetsbaarheden zijn en deze aan te pakken.”

Gedrag als einddoel
De afgelopen maanden hebben bedrijven vooral met tijdelijke maatregelen zo goed en zo kwaad als dat kan ingespeeld op de gevolgen van de coronacrisis en de anderhalvemetermaatregelen. Maar nu wordt het tijd voor substantiële veranderingen en moeten procedures worden herzien. Gedrag van medewerkers veranderen is daarbij van essentieel belang, zo blijkt uit de verkenning van Elke Weijkamp en Mari van Dorst in het webinar Sociale Veiligheid & Veilig Gedrag.

Mari van Dorst beëindigde zijn bijdrage dan ook met de boodschap dat de werkgever hierbij een sturende rol heeft. “Medewerkers verwachten dat de werkgever dit proces faciliteert.”

Een conclusie waarbij Elke Weijkamp zich aansloot. Bovendien benadrukte zij nog maar eens dat medewerkers het toch vooral gewoon goed willen doen, zij gedragen zich veelal niet bewust onveilig. “Maak daarom duidelijk wat het gewenste gedrag is, onderzoek waarom dit gedrag niet altijd plaatsvindt en neem niet kennis maar daadwerkelijk gedrag als einddoel.”