De Belgische auteursrechtenorganisatie Sabam heeft haar archief ondergebracht bij Iron Mountain, wereldwijd marktleider in het beveiligen, opslaan en beheren van informatie. Sabam koos voor Iron Mountain na een uitgebreide marktoriëntatie. Volgens de auteursrechtenorganisatie bood Iron Mountain de beste dienstverlening tegen de scherpste prijs.

Sabam is de Belgische vereniging van auteurs, componisten en uitgevers. De organisatie is verantwoordelijk voor het verdelen, administreren en beheren van alle auteursrechten en het innen van inkomsten uit auteursrechten in België en met organisaties in andere landen,waarmee wederkerigheidsovereenkomsten zijn gesloten. De organisatie beheert met het oog daarop een groot archief van documenten die voor langere tijd bewaard moeten worden. Het gaat dan onder meer om facturen en contracten, maar ook om bijvoorbeeld bladmuziek.

Sabam beheerde dit archief de afgelopen jaren zelf. Om dit beheer verder te professionaliseren en de risico's van schade aan het archief terug te dringen, ging de organisatie op zoek naar een externe leverancier. Sabam koos uit vier kandidaten voor de aanbieding van Iron Mountain.

Volgens Geert Kayaert, purchaser en facility manager bij Sabam, bood Iron Mountain de beste dienstverlening tegen de scherpste prijs. "Iron Mountain heeft zich sindsdien een flexibele partner betoond. Het archief is in zeer korte tijd verplaatst naar het recordscenter van Iron Mountain. Van daaruit kunnen we nu dossiers opvragen, die naar gelang de noodzaak binnen vier tot 24 uur op ons kantoor beschikbaar zijn. Dat gebeurt enkele malen per week. Naast deze flexibiliteit in dienstverlening zijn we er nu ook zeker van dat onze dossiers veilig en onder de juiste condities zijn opgeslagen."

Op dit moment vindt de opvraging van archiefstukken nog via e-mail plaats. Sabam gaat binnen afzienbare tijd de internetinterface van Iron Mountain implementeren. Daarmee kan de organisatie het beheer van het archief verder vereenvoudigen.