Laatste nieuws
 
 
  Achtergrondartikelen  

De media staan er wekelijks bol van: ‘we’ gaan hét niet halen. En hét is dan 25 mei 2018. Want dat is D-day. Tenminste, vanaf die dag wordt er gehandhaafd op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of in het Europese jargon, de General Data Protection Regulation (GDPR). De wet zelf is al van kracht vanaf mei 2016 en de bijbehorende wet Meldplicht Datalekken zelfs nog iets eerder. Die inloopperiode van twee jaar zou ervoor hebben moeten zorgen dat iedereen ‘rustig’ kan toewerken naar de juiste status quo: weten wat je hebt, wat je ermee mag en vooral, wat er niet mee mag.

Door de redactie

Maar zoals u al kunt lezen: er is niet zo heel veel vertrouwen dat die twee jaar aanloop het gewenste effect gaat bereiken. Dat heeft vooral te maken met het feit dat veel bedrijven niet eens weten wat ze hebben aan digitale documenten. Laat staan dat ze ook al weten wat ze er wel of niet mee mogen doen.

Ongecontroleerde documentverzamelingen leiden tot grote bedrijfsrisico’s
Simpelweg een documentmanagement systeem naar binnen rollen om structuur aan te brengen, gaat niet zo eenvoudig. Oscar Dubbeldam, business development manager Migrato: ‘Het is van belang dat eerst grondig wordt uitgezocht welke data zich waar bevindt in de organisatie. Pas daarna kan er wat mee gebeuren. Bijvoorbeeld migreren naar zo’n DMS of een andere toepassing waar deze data voor nodig zijn. De toegevoegde waarde van de digitale documenten wordt echter in hoge mate bepaald door de kwaliteit ervan. Dubbele, verouderde en onvindbare documenten door slechte of geen classificatie leveren geen bijdrage aan het succes van een onderneming. Sterker nog, ze zullen eerder bijdragen aan de ondergang ervan. Zeker nu deze nieuwe wetgeving streng gehandhaafd gaat worden vanaf volgend jaar. Digitale documentverzamelingen die niet beheerd worden volgens de wettelijke richtlijnen kunnen tot grote bedrijfsrisico’s leiden. Het aantonen dat voldaan wordt aan de privacyregels wat betreft klanten wordt dan praktisch onmogelijk, met alle gevolgen van dien.’

Een goede analyse en metadatering is de basis
De basis van de kennis over alle aanwezige documenten is volgens Dubbeldam gelegen in een goede analyse: wat is er, waar is het, hoe ziet het eruit, is het nog relevant? ‘Vragen die een manager zich waarschijnlijk dagelijks stelt, maar waar hij tot nu toe geen antwoord op kan geven. Simpelweg omdat hij eigenlijk geen flauwe notie (meer) heeft van alles wat zich op netwerkschijven, (elektronische) archieven en in DMS- en WCM toepassingen bevindt. De hoeveelheden documenten groeien per dag en de grip is in veel gevallen volledig verloren gegaan. Voor de zekerheid is veel informatie gekopieerd en nog eens elders opgeslagen, zonder de bijbehorende criteria eraan te koppelen om die informatie weer boven water te krijgen op het moment dat het nodig is.’

‘Om te kunnen voldoen moet hij ook nog eens weten wat er in die tussentijd met de data is gebeurd. Daarvoor zijn koppelingen van de analysesystemen met andere systemen nodig. Daardoor kunnen de resultaten van die analyses direct worden gebruikt. Uit de analyse volgt in de regel een aantal acties, waaronder een opwaardering van de metadata die is gekoppeld aan de aanwezige informatie.’

Goede metadata zijn van cruciaal belang voor de business om in control te blijven over de digitale documenten. Zonder de juiste kwaliteit is geen grip op informatie mogelijk en zijn medewerkers drukker met het zoeken naar informatie dan zich met hun échte werk bezig te houden. De informatie raakt verspreid in de organisatie opgeslagen en er is geen overzicht meer op versies van documenten, want iedere afdeling heeft zo zijn eigen werkwijze. Het intelligent opwaarderen van documenten loont daarom meer dan menigeen denkt. Veel bedrijven onderschatten echter de inspanning die noodzakelijk is om die kwaliteit te realiseren en voor de toekomst te borgen.

Uitgangspunten formuleren
Dubbeldam: ‘Het overzetten van digitale bestanden (documenten) is meestal niet zo zeer het probleem,
mits er de beschikking is over de juiste instrumenten en kennis van zaken. Maar wat (zeker vandaag de dag) wel een steeds nijpender probleem vormt: voldoet de bestaande metadatastructuur aan de eisen van de nieuwe wetgeving? Wat zijn de uitgangspunten voor samenwerken en content delen in die nieuwe werkomgeving, zodanig dat u weet wat er gaande is en voldoet aan die GDPR/AVG? Een heldere formulering van die uitgangspunten draagt bij aan een verbetering van de kwaliteit. Metadata, in de vorm van een classificatieschema of selectielijst, vormen daarin een cruciaal onderdeel.’

Het belang van goede metadata gaat vooral de business aan en is geen technisch probleem! ‘De business heeft het grootste belang bij een goede categorisatie, goede classificatie, een duidelijke metadatastructuur en het snel kunnen vinden van de juiste informatie’, benadrukt Dubbeldam. ‘Ontbrekende, onduidelijke of te generieke metadata zorgen ervoor dat informatie onvindbaar is, dat de relevantie ten opzichte van andere dwocumenten er niet is of dat de betrouwbaarheid van de informatie die u hebt gevonden veel lager is.’

Onderzoek heeft uitgewezen dat wanneer een gebruiker classificaties moet toevoegen aan bestaande documenten, hij al snel de classificatie ‘overig’ gebruikt. Die gebruiker wil kunnen doorwerken en geeft dan omwille van de snelheid maar de classificatie ‘overig’ in. Daarmee is echter direct de relatie met veel andere content verloren. Een dergelijke classificering vertraagt het proces van het vinden van de juiste informatie enorm voor de gebruiker. En daarmee wordt ook de business vertraagd.

De aanpak om dat probleem op te lossen is gebaseerd op een tweetal uitgangspunten:
1. Het analyseren van de huidige documentenset op relevantie, (bijna) dubbelen, versies, gebruik etc.
2. Aan de hand van een vastgesteld classificatieschema kan daarna de documentenset (geautomatiseerd door geavanceerde software) worden geclassificeerd naar de metadata kenmerken.

En dit moet dan over álle documentverzamelingen heen gebeuren, zodat meteen overall inzicht is over de hele verzameling. ‘De analyse is de eerste en belangrijkste stap’, aldus Dubbeldam. ‘Daarmee krijg je volledig inzicht in alle bestanden. Op die manier wordt de verzameling aan digitale bestanden niet alleen opgeschoond, actueel en betrouwbaar gemaakt, maar tegelijkertijd voorzien van alle gewenste classificatiekenmerken om het maximale uit de documenten en de functionaliteit van de (nieuwe) werkomgeving te halen. Alleen dan is het mogelijk om de doelstellingen in deze context te halen:  optimaal samenwerken aan de hand van actuele, volledige, betrouwbare en vindbare informatie, die van
veel grotere waarde is gemaakt voor de onderneming. En…. er is meteen een solide basis gelegd om te kunnen voldoen aan de wet- en regelgeving.’


Migrato heeft al vele van deze analyses uitgevoerd op de digitale bestanden bij een grote diversiteit aan ondernemingen. Uit de analyses komt naar voren dat 20 procent dubbel opgeslagen bestanden zijn, zo’n 30 procent betreft verouderde of eerdere versies van een document, dan is er nog gemiddeld
20 procent niet relevant (privébestanden, hoeft of mag niet bewaard worden etc.). De rest, 30 procent, komt voor classificatie in aanmerking en moet onder beheer komen van een Records Management omgeving. Voor het uitvoeren van de analyses is door Migrato specifieke software tooling ontwikkeld. Deze kan grote documentverzamelingen analyseren en daarna op ‘intelligente’ wijze classificeren en van de juiste metadata voorzien. Doordat de tooling volledig configureerbaar is kan deze snel en effectief worden ingezet op allerlei type documentverzamelingen.

Beeld: Migrato, Danto Creatieve Communicatie



Kijk hier voor het hele magazine EIM in Business, thema Access & Control

Plaats op:
Datum: 8 november 2017
Bron: DocumentWereld / Eim in Business
Gerelateerde artikelen  
01-10-2015 Video SSA 2015 video-impressie
21-09-2017 Achtergrondartikelen Nieuwe wet- en regelgeving hét moment om databerg aan te pakken
15-11-2017 Achtergrondartikelen SER met Doxis4 pionier in Gegevensbescherming
01-07-2015 Video Collin Bell van Verkeersveiligheid Groep Nederland
19-09-2017 Achtergrondartikelen Trusted community platform brengt rust
 
 

- partners -

 
 
 
 
 
� 2007 - 2017 Vakwereld. All rights reserved Pagina geladen in 0,19 seconden.