Laatste nieuws
 
 
  Achtergrondartikelen  
 

Verdwijnt papier in 2018 volledig uit het kantoorbeeld?
Het zou toch mooi zijn als u uw focus kunt houden op de business en alle vormen van contractafhandeling digitaal en automatisch worden afgehandeld. Hoe het precies zit met de inzet van de digitale handtekening vroegen we aan Simon Kornblum, commercieel manager van IntraData b.v.

Kun je iets schetsen over de rol van de digitale handtekening binnen businessprocessen?
Ondanks de digitalisering en automatisering heeft papier binnen tal van essentiële bedrijfsprocessen nog steeds een prominente rol. Veel processen eindigen namelijk nog bij de printerknop. Decennia lang is fysieke, formele documentafhandeling de geëigende weg geweest. Of het nu gaat om contractafhandelingen of om het verspreiden van jaarrekeningen; het printen, tekenen, inpakken, verzenden, opnieuw tekenen, terugsturen, inscannen en inboeken is telkens hetzelfde. Het is tijdrovend en werktveelal procesvertragend. De digitale handtekening wordt binnen uiteenlopende businessprocessen al toegepast maar kan in mijn beleving een grotere rol krijgen.

Een notaris, accountant of arbeidsbemiddelaar kan zich hier al snel een voorstelling bij maken. Neem een uitzendkracht in de uitzendbranche die wil graag snel aan de slag gaan bij een nieuwe opdrachtgever. Het heen en weer sturen en afhandelen van het inzet- en inleencontract duurt altijd een paar werkdagen. Het mes snijdt dus zeker hier aan twee kanten. Bij het digitaal afhandelen van een inzet is de opdrachtgever diezelfde dag geholpen en kan de kandidaat aan de slag in de wetenschap dat alle formaliteiten zijn afgehandeld. Dit voorbeeld uit de uitzendbranche is van overeenkomstige toepassing op de acountancybranche bij de afhandeling van bijvoorbeeld jaarrekeningen en ook zeker voor andere branches met omvangrijke papierstromen.

Hoe zit het met de wetgeving rondom deze digitale handtekening?
Dankzij de Europese wetgeving kun je digitale documenten rechtsgeldig waarmerken. Het waarmerk zorgt ervoor dat je een digitaal origineel document krijgt. De ‘natte’ ofwel handgeschreven handtekening mag hier volledig door vervangen worden.



Is het praktisch om het digitaal te tekenen?
Een digitale handtekening is heel gemakkelijk op elk moment van de dag en vanaf devices als een smartphone, laptop en tablet te plaatsen. Dat geldt voor alle 28 lidstaten van de EU. Het is naast praktisch ook efficiënt - het bespaart veel kosten, verkort verwerkingstijden en is bovendien goed voor het milieu.

Hoe werkt het plaatsen van een digitale handtekening precies?
Een recruiter heeft bijvoorbeeld een plaatsing van of een contractafhandeling met een kandidaat. De recruiter maakt het contract op in de bedrijfsapplicatie van de organisatie en verstuurt deze vervolgens via onze oplossing naar de kandidaat voor de digitale ondertekening. De kandidaat krijgt een e-mail die hij kan openen op bijvoorbeeld zijn smartphone, met een link. De link wordt geopend in een moderne webbrowser; een app installeren is dus niet nodig. Hier worden de digitale contracten ook direct weergegeven. Bij het accorderen krijgt de lezer een sms met een code waarmee de kandidaat formeel kan bevestigen akkoord te
gaan. Hierna wordt de digitale handtekening geplaatst in het document en is het proces voltooid. Dit is uiteraard een versleuteld en beveiligd proces.



Loopt Nederland voorop in het in gebruik nemen van de digitale handtekening?
In algemene zin neemt Nederland een koploperpositie in bij het adopteren van nieuwe technologieën. Het vertrouwen in internet- en onlinetechnieken is groot. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het gaan gebruiken van applicaties voor bankzaken. Nog maar een paar jaar geleden vond iedereen het de normaalste zaak van de wereld afschriften per post te ontvangen. Inmiddels moet je zelfs betalen als je bankafschriften op papier wilt ontvangen. Daarom denk ik dat je zult zien dat de digitale handtekening snel aan terrein zal gaan winnen en de handgeschreven handtekening op termijn zelfs mogelijk helemaal zal verdwijnen. De juridische erkenning en efficiencyslag die ermee te behalen valt, spelen hier ook een grote rol bij.

Je werkt bij de grondlegger van deze techniek, IntraData. Wat voor organisatie is dit precies?
IntraData is een dochteronderneming van Solipsis b.v. en full service ICT-dienstverlener die ook business intelligenceoplossingen en managed services biedt. Als eerste partij op de Nederlandse markt bood IntraData de mogelijkheid om enorme documentstromen op efficiënte wijze razendsnel te verwerken. Ze ontwikkelt de techniek achter het ondertussen veel breder toegepaste IntraOffice en is gespecialiseerd in het ontwikkelen van online digitaal archiefbeheer. In 1996 kwam de eerste versie van de in eigen huis ontwikkelde oplossing IntraOffice op de markt, een applicatie voor digitaal archiefbeheer en documentdistributie. Inmiddels is IntraOffice uitgegroeid tot een volwassen document oplossing die als SaaS-dienst via de Cloud kan worden aangeboden. IntraOffice voorziet in een oplossing voor; document creatie, digitale handtekening en het archiveren en (veilig) ontsluiten van documenten en informatie.

Tekst en Beeld: Intradata



Kijk hier voor het hele magazine EIM in Business, thema Access & Control

Plaats op:
Datum: 1 november 2017
Bron: Magazine Eim in Business
Gerelateerde artikelen  
01-10-2015 Video SSA 2015 video-impressie
01-07-2015 Video Collin Bell van Verkeersveiligheid Groep Nederland
07-02-2011 Nieuws Elektronische handtekening garandeert juridische zekerheid
19-09-2017 Achtergrondartikelen Trusted community platform brengt rust
08-11-2017 Achtergrondartikelen Intelligente opwaardering van digitale documenten noodzakelijk
 
 

- partners -

 
 
 
 
 
� 2007 - 2017 Vakwereld. All rights reserved Pagina geladen in 0,18 seconden.